Aké nástroje, ktoré môžu uľahčiť život aj vám, používam?

Softvér, ktorý vám dokáže uľahčiť život, je dnes na každom kroku. Niekedy vám to môže dokonca priťažiť, až nebudete vedieť, čo použiť skôr. Archivácia dokumentov, softvér na vytváranie taskov v tíme, cloudové riešenie. Ja som toho poskúšal naozaj veľa. Preto som pre vás spísal, čo používam ja a čo sa mi osvedčilo.

Pravdou je, že sa týchto aplikácií snažím využívať čo najmenšie množstvo. Niekedy je pre mňa najlepší starý dobrý zošit, kde si zapisujem úlohy na jeden deň, týždeň, píšem si poznámky a podobne. Aj keď ma toto veľmi baví a milujem písať ručne, veľkou slabinou je práve archivácia. A hľadať niečo, čo som si zapísal pred rokom, je veľmi ťažké.

Začnem tým, čo je široko využiteľné a nižšie nájdete softvér využiteľný na marketing.

Dropbox

Tento internetový cloud bol snáď prvou appkou, ktorú som začal používať. Dropbox je internetové úložisko, kde si viete uložiť akékoľvek súbory. Ja som ho využíval, keď som chcel niekomu poslať fotky a potreboval som úložisko, kde by si to stiahol cez link. Vtedajším úložiskám, ako napr. Rapidshare a podobne, som neveril. Dnes tu máme ulož.to, ktorému tiež príliš nedôverujem, preto sa mu vyhýbam. Problémom Dropboxu je, že vo free verzii máte limitované úložisko na 2 GB. Ja som toto „obišiel“ tým, že za každé pozvanie užívateľa sa vám toto úložisko navýši do 10 GB. Postačovalo mi to na odosielanie súborov klientom, ktoré som následne zmazal. Niekedy som sa však chcel k týmto súborom vrátiť a musel som ich tam nahrávať opäť. Aby to slúžilo ako moja záloha, musel by som si zaplatiť prémiový balík, ktorý je oklieštený plánom. Najmenší balík, kde máte 2 TB, stojí 10€ na mesiac, čo som jednak nepotreboval, a na druhej strane som hľadal riešenia pre menší a lacnejší plán. Rozhodol som sa od Dropboxu upustiť a postupne prejsť na Google Drive, ktorý spomeniem o chvíľu. Drobox je však skvelý program, ktorý mám v počítači (kde mám vzdialený adresár), v telefóne a v tablete ako appku. Svoje súbory som teda mal vždy so sebou. Komu by som Dropbox odporučil je určite niekto, kto si chce spraviť celú zálohu množstva súborov, prípadne niekomu, kto to chce využiť na jednorazové prenosy súborov.

Google One (Drive)

Ako som vyššie spomínal, Google Drive sa stal náhradou môjho Droboxu, kde postupne (ešte stále nie som na konci) zálohujem súbory. Vždy si tam dávam nové veci čo robím, pekne si tam triedim fotografie z telefónu, aby sa nepostrácali a funkcionalitou mi to plní účel rovnako ako Dropbox.

Výhodou pre mňa bolo bezplatné úložisko do 15 GB a pri rozšírení plánu je možnosť zaplatiť si 100 GB za 2 € na mesiac, prípadne 200 GB za 3 € na mesiac – čo mne vyhovuje viac. V prípade, že by vám to nestačilo a potrebujete plán, kde máte kapacitu 2 TB, stojí vás to rovnako ako Dropbox.

Výhodou je G suite balík, ktorý je premakanejší ako Dropbox. Ak si potrebujem vytvoriť nejakú tabuľku cez tablet, spravím to cez Google Tabuľky, uložím na Drive a vybavené. Každopádne, či už sa rozhodnete pre Google cloudové riešenie alebo Dropbox, budete spokojní.

Evernote

Na tento program som narazil v roku 2012. Ako milovník zapisovania do zošita som ho dlho nevyužíval. Potom som však objavil jeho čaro. Je to v podstate niečo ako váš online zošit, kde si môžete zapisovať poznámky. Môžete ich pekne zatriediť, sú tam aj nejaké užitočné šablóny a celkom slušné formátovanie. O pár rokov neskôr, keď som nevedel nájsť popísané poznámky, som sa o Evernote začal zaujímať. Skúsil som to a odvtedy si všetko dôležité, tasky, poznámky a pod. píšem sem ­– či sa jedná o súkromný alebo pracovný život. Dokonca je tu aj možnosť nahrávania zvukovej stopy. Tiež tu viem nájsť všetko, čo si napíšem do PC appky aj v telefóne, tablete a dokonca aj v Apple Watch. Všetko môžem aj pekne zdieľať a niektoré adresáre mám zozdieľané s ľuďmi, ktorí ich môžu tiež upravovať. Program je síce bezplatný, ale trošku oklieštený. Ja som kvôli tomu išiel do platenej verzie, ktorá mi umožňuje zapisovanie a ukladanie poznámok, aj keď som offline (mimo internetu), používať môžem nekonečne veľa zariadení (namiesto 3) a podobne. Jediné, čo mi tu chýba, je nejaký to do list, ktorý umožňuje pripomenutie deadlinu. Do platenej verzie by som išiel, až keď už nebudete vedieť bez Evernotu žiť.

Google kalendár

Ja a každoročné začínanie písania si všetkého dôležitého do diára má vždy krátky koniec. Poznáte to, že dva – tri týždne fungujete v diári a potom už nemáte ani čas si to sem zapisovať? Možno to poznáte, ak nie, tak máte šťastie. Aj toto mi bolo pohodlnejšie zdigitalizovať a zbytočne neničiť množstvo kalendárov na určité obdobie. Je pravda, že do kalendáru si zapisujem iba dôležité termíny, na ktoré by som zabudol. Výhodou je, že ho mám zdieľaný v iPhone, v Macu a mám ho dostupný kdekoľvek. Čo sa týka kalendára, do iných alternatív by som nešiel – v prípade, že využívate Apple produkty, tak ako alternatíva postačuje ich verzia. Nevýhodou je, že si ho potom nemôžete otvoriť hocikde.

Kľúčenka

Áno, aj heslá som si zapisoval do malého zošítka. Mal som ich tam kopu, neboli nijako potriedené a písal som ich chronologicky. Podľa toho som vedel, kde sa dané heslo asi bude nachádzať. Lepším (a najmä bezpečnejším) riešením bolo aj toto digitalizovať a využívam kľúčenku od Apple, kde mám všetky potrebné heslá uložené a dúfam, že aj v bezpečí 🙂 Ak nemáte zrovna Apple, neviem vám odporučiť nič relevantné a dostatočne bezpečné.

Asana (prípadne Trello, gTasks, …)

Toto je „taskovací“ nástroj, kde vytvárate úlohy sebe alebo svojmu tímu. Výhodou je najmä vtedy, keď pracujete v tíme a potrebujete dávať množstvo taskov prehľadnejším spôsobom ako cez email. Softvéru na úlohy je veľmi veľa, mne sa však osvedčila Asana. Je celkom prehľadná, úlohy sa vám archivujú (aj keď sú vybavené) a môžete si do nej doplniť napríklad .pdf rozpracovanej verzie, verzie na schválenie a podobne.

Canva

Pravdou je, že využívam skôr Adobe, ale musím spomenúť aj Canvu. Je to nástroj na veľmi rýchlu a jednoduchú úpravu napríklad bannerov, fotografií na web, obrázkov do príspevkov a pod. V Canve sú dokonca predvolené rozmery instagramového či facebookového príspevku a viete si tam dať aj vlastný rozmer. Dokonca sú tam aj nejaké šablóny na to, aby vám to dopomohlo k nejakému vkusnému obrázku. Ja som Canvu používal na opakujúce sa obrázky vytvorením šablóny a túto šablónu som iba obmieňal. Opäť, ak pracujete v tíme, môžete si tieto vizualizácie zozdieľať a šablónu vie použiť aj niekto iný.

Signal

Ak potrebujete skutočne bezpečnú komunikáciu, odporúčam Signal. Je to appka, ktorá funguje podobne ako WhatsApp alebo Viber. Jej výhoda je práve bezpečnosť a veľmi dobré šifrovanie posielaných správ a obrázkov.

Collabim

Toto je už trošku odbornejší nástroj a použiť sa dá v prípade, ak vás zaujíma SEO stránky. V preklade to znamená, že si do programu nahodíte vaše kľúčové slová zo stránky a viete si veľmi jednoducho preveriť ich pozíciu v Google vyhľadávači. Jej platená verzia vám zobrazí aj pozície konkurencie a vývoj vašich kľúčových slov. Vďaka nej rýchlo a jednoducho zistíte, či to, čo robíte (alebo za vás robí agentúra), robíte dobre a ako stojíte v konkurenčnom boji.

Google PageSpeed Insights

Základný a jednoduchý nástroj na preverenie rýchlosti vášho webu. Práve rýchlosť webu je totiž jeden zo základných faktorov toho, aby sa vaše stránky zobrazovali na popredných miestach vyhľadávania. Nástroj meria stránku cez mobilné zobrazenie a desktop zobrazenie, pričom vám určí skóre a dole nájdete vypísané odporúčania, čo je potrebné zlepšiť, aby bola stránka rýchlejšia. Nájdete ho na tejto stránke: https://developers.google.com/speed/pagespeed/insights/

Google Analytics

Nástroje od Google určite odporúčam používať. Ak máte nejaký malý eshop alebo malý business, kde máte svoju stránku, určite by ste nemali vynechať Google Analytics – a to aj v prípade, že vás nezaujíma štatistika (ako napríklad návštevnosť, zdroje, odkiaľ ľudia prichádzajú na váš web a podobne). Dôvod je prostý. V prípade, že by ste sa v budúcnosti chceli hlbšie venovať budovaniu stránky, už budete mať veľmi cenné informácie o stránke a jej návštevníkoch. Ide o veľmi spoľahlivý analytický nástroj, ktorý vám o návštevníkoch stránky zistí takmer všetko.

Ďalej používam dvestopäťdesiat iných programov. Tie sú však zamerané už na priamu tvorbu reklám alebo sú viac špecializované.